Soms heb je niet altijd de mogelijkheid zelf je materialen om zelf een zakelijk archief aan te leggen. Het kan zijn dat je hier geen personeel, ruimte of geld voor hebt. Toch kan het soms belangrijk zijn je archieven goed zijn opgeslagen, soms bevatten deze namelijk zelfs betrouwbare informatie. Daarnaast zijn er veel wettelijke bewaarverplichtingen waardoor je opslag uiteindelijk overvol raakt.

Extern is goedkoper

Meestal is het voordeliger je archieven ergens anders op te slaan. Dit komt omdat je in dit geval geen extra ruimte, personen of kennis nodig hebt. Ga maar na, als je zelf gaat opslaan moet je de archiefwet kennen, alles ordenen en het opvragen en invoegen van dossiers zelf regelen. Dit kan al snel erg veel gaan kosten. Een bedrijf wat gespecialiseerd is neemt dit allemaal uit handen en heeft de juiste kennis in huis.

Veiligheid

Er zijn nog meer redenen om te kiezen voor externe opslag. De belangrijkste is de veiligheid van je documenten. In een interne opslag zijn vaak geen maatregelen genomen ten behoeve van brandveiligheid. Een professionele archiefopslag heeft vaak meerdere maatregelen om jouw documenten te beschermen bij uitbraak van een brand. Maar niet alleen brand kan een boosdoener zijn, ook diefstal kan voorkomen. De documenten kunnen vertrouwelijke informatie bevatten die je bedrijf kunnen schaden in de verkeerde handen. Daarom zijn er bij een externe opslag meerdere veiligheidsmaatregelen genomen.

Digitalisatie brengt nieuwe mogelijkheden

Niet alleen wordt er opslag geboden voor je papierwerk, ook kun je al je elektronische bestanden veilig laten opslaan. Daarnaast is het mogelijk al je archieven te laten digitaliseren. In een tijdperk waarin steeds meer digitaal wordt, kan dit erg handig zijn, daarnaast neemt dit minder opslagruimte in beslag en is het makkelijker een extra kopie te maken. Een document nodig? Het is 3 keer sneller gevonden door de zoekfunctie op een computer.

Zelf extern opslaan?

Wil je zelf je archief veilig extern opslaan omdat het binnen je eigen bedrijf niet goed mogelijk is. Dan moet je opzoek gaan naar een archiefopslag. Er zijn veel bedrijven die complete archivering van je documenten uit handen nemen en zorgen voor de beste veiligheid. Hierbij kun je nog vragen naar de juiste wet- en regelgeving aangezien het bedrijf zich hieraan moeten houden.