Er zijn verschillende redenen waarom organisaties papieren archieven bewaren. Aan de ene kant heb je organisaties die een enorm archief opbouwen met legale documenten, zoals gemeentes met allerlei vergunningen en bouwtekeningen. Daarnaast heb je organisaties die archieven houden met stukken van een historische waarde. Voor al deze organisaties is het digitaliseren van de archieven een uitkomst. Maar wat zijn precies de voordelen van een archief digitaliseren? In deze blog kom je erachter!
Toegang, altijd en overal
Een van de voornaamste voordelen van een digitaal archief is uiteraard de toegankelijkheid. Indien je een enorm papieren archief hebt ergens in een opslag is het lastig om precies datgene te vinden wat je nodig hebt, als je al precies weet waar je moet zoeken. Met een goed ingerichte database is het vinden van het juiste bestand of document een eitje. Je bespaart dus enorm veel tijd en kosten omdat je niet meer naar de echte fysieke locatie hoeft om iets in te zien.
Commerciële waarde
Het feit dat een collectie overal ter wereld digitaal beschikbaar is, opent deuren voor een bron van inkomen. Bepaalde stukken hebben een commerciële waarde als deze ingezien en / of gebruikt kunnen worden door derden. Stukken die in een doos blijven zitten in een opslag zijn natuurlijk voor een veel kleiner publiek beschikbaar.
Behoud van de archieven
Het behouden van een fysiek archief gaat niet zonder risico’s. Denk bijvoorbeeld aan brandschade, waterschade en andere factoren die de kwaliteit van de stukken negatief kunnen beïnvloeden. Het kan flink in de kosten lopen om een archief te beveiligen tegen dergelijke risico’s. Daarnaast zijn er geen back-ups beschikbaar. Met een digitaal archief is het beveiligen nog steeds noodzakelijk om de stukken te behouden, maar dit is een stuk eenvoudiger. Ook het maken van back-ups gaat veel eenvoudiger dan bij een fysiek archief.
Is het eenvoudig om archieven te digitaliseren?
Hoewel de voordelen van een digitaal archief duidelijk zijn, al is het maar als back-up, kan niet iedereen zomaar digitaliseren. Je hebt gespecialiseerde bedrijven zoals multiscan.nl, die de middelen en ervaring hebben met het digitaliseren van antieke stukken. Zo heb je goede scanners nodig en een infrastructuur die het opslaan en beschikbaar maken van het archief eenvoudig en relatief goedkoop maakt. Het is daarom altijd aan te raden om een dergelijk bedrijf in te schakelen voor advies en het digitaliseren.