Als organisatie zit je niet te wachten op een ongeluk met je archief. Een brand of overstroming kan je fysieke archief totaal onbruikbaar maken. Het gebeurt natuurlijk niet elke week, maar er is meestal maar een keer voor nodig om het goed mis te laten gaan. Wat je er aan kunt doen? Laat je archief digitaliseren. Kijk met ons mee naar de voordelen.
Je archief digitaliseren
Vele voordelen zijn verbonden aan het digitaliseren van je archief. In de introductie hebben we al gesproken over de veiligheidsvoordelen van een digitaal archief, maar dan zou je nog wel kunnen zeggen: ‘maar wat als de server crasht?’ Natuurlijk kan het gebeuren dat je server crasht, daarom bieden de meeste digitaliseerbedrijven aan om een backup van het totale archief te maken. Zo kun je ten alle tijden een restore van je archief maken. Een ander voordeel van een digitaal archief is de hogere efficiëntie in vergelijking met een fysiek archief. Meerdere mensen kunnen nu beschikking hebben over dezelfde documenten en deze zijn vanaf de werkplek in te zien. Ook vanuit huis of een andere locatie buiten het bedrijf zijn deze opvraagbaar. Dit stimuleert sterk wat we het ‘nieuwe werken’ noemen, waarbij medewerkers niet meer fulltime op de zaak zijn, maar op andere plekken werken.
Digitale documenten
Werken met digitale documenten betekent een versnelling van de totale workflow, vooral omdat de documenten digitaal doorzoekbaar zijn. Dat scheelt een boel tijd, omdat je nu gewoon een keyword in kan tikken en de passages met deze woorden komen in beeld. Professionals hebben veel belang bij deze ontwikkeling omdat het hun werk makkelijker maakt.
Meer dan papier
Een archief bestaat natuurlijk uit veel meer dan alleen een papieren archief. Je kunt je voorstellen dat wanneer een archief jaren oud is, er ook andere media in zitten, bijvoorbeeld (micro)film. Dat vraag om een totaal andere aanpak. Deze media digitaliseren maakt delen mogelijk en dat versnelt de communicatie met klanten en tussen medewerkers onderling.
Conclusie
Wanneer we het idee van archief digitaliseren vanuit verschillende perspectieven bekijken dan zien we allerlei workflow en veiligheidsvoordelen die zeer overtuigend zijn. Daarom raden we je ook aan om te overwegen of een digitaal archief ook iets voor jou is.
Meer leren?
Waar let je op bij het kiezen van een tuinposter en wat heb je aan een 3D-printer? Dit en meer vind je uit op onze site.